Réunion d’information succession ou donation : l’organiser quand on est notaire, dans les règles

Imaginez un jeudi de septembre, dix-huit heures trente, dans la salle de réunion de l’office. Vingt-deux chaises, un écran, des verres d’eau. Des couples de soixante ans, quelques veufs, deux frères venus ensemble. Le sujet : « Transmettre sa maison à ses enfants ». En quarante minutes, le notaire répond aux questions que chacun se posait depuis des mois sans oser prendre rendez-vous. Le lendemain, sept personnes appellent l’office pour un entretien.

La réunion d’information est l’un des outils les plus efficaces d’une étude, et l’un des plus encadrés. La règle qui surprend le plus : quand un office organise un événement, il n’invite que ses clients. Pas d’affiche dans la commune, pas d’annonce dans le journal, pas d’invitation au grand public. Cela ne condamne pas l’idée : cela oblige à choisir le bon format.

Cet article approfondit la partie « réunions d’information » de notre guide pour développer la clientèle d’une étude notariale. Il détaille les trois formats possibles, les textes qui les encadrent, le choix du thème et du mois d’après les recherches réelles, l’organisation pas à pas et les modèles d’invitation.

Pourquoi une réunion d’information fonctionne

Les familles posent leurs questions de transmission sur Google bien plus souvent qu’elles ne cherchent un notaire. Moyennes mensuelles en France (planificateur de mots-clés Google Ads) : « succession » et « donation » 60 500 chacune, « testament » 18 100, « assurance vie succession » 14 800, « donation au dernier vivant » 9 900, « mandat de protection future » 8 100, « donation partage » 5 400, « démembrement de propriété » 4 400, « réserve héréditaire » 2 900.

À l’inverse, « réunion d’information succession », « atelier succession » ou « conférence succession » ne sont presque jamais tapés. Personne ne cherche une réunion : on cherche une réponse. La réunion n’attire donc pas de nouveaux venus par Google ; elle transforme en rendez-vous des questions qui existaient déjà chez les personnes qui vous connaissent. Les clients d’hier (acquéreurs, vendeurs, couples qui ont signé un contrat de mariage) sont les donateurs et les testateurs de demain. Une réunion d’une heure leur rappelle que l’office est là, sans rien leur vendre.

Le cadre : ce que dit exactement le règlement professionnel

Depuis le 1er février 2024, les règles de communication des notaires figurent dans le règlement professionnel du notariat, approuvé par l’arrêté du 29 janvier 2024 (Journal officiel du 31 janvier 2024), et dans le code de déontologie des notaires (décret n° 2023-1297). Pour l’ensemble du cadre, voyez aussi notre article sur la communication du notaire. Pour une réunion, cinq phrases de l’article 14 comptent.

Deux autres articles complètent le cadre. L’article 14.1 rappelle les principes de toute communication du notaire : dignité, loyauté, confraternité, délicatesse, neutralité, impartialité, objectivité, utilité pour le public. Et l’article 27.1 prévoit que le notaire « participe aux manifestations destinées à la promotion de la profession et à l’information du public » : c’est la porte d’entrée vers le grand public, par la profession et non par l’office.

Enfin, le secret professionnel s’applique pendant toute la réunion : aucun cas réel, aucun dossier reconnaissable, et aucune question personnelle traitée devant les autres.

Trois formats possibles

1. La réunion clients de l’office

Vous organisez, vous invitez vos clients, et seulement eux. Le règlement définit la clientèle comme les personnes qui, volontairement, requièrent vos conseils ou vos services (article 21) : en pratique, les personnes qui ont déjà fait appel à l’office. C’est le format le plus simple et le plus rentable.

• Où : dans vos locaux si la salle s’y prête, sinon une salle louée à proximité.
• Combien : quinze à trente personnes. Au-delà, plus personne ne pose de question.
• Qui envoie : l’office, par courrier ou par e-mail, avec une adresse de désinscription pour les envois électroniques.
• Accompagnement : un client peut venir avec son conjoint ou un proche concerné par le sujet. Ne transformez pas cette souplesse en « venez avec vos amis » : l’invitation reste adressée à vos clients.

2. L’intervention dans l’événement d’un partenaire

Une association d’aînés, un club d’entreprises, une chambre consulaire, une mairie, une banque qui réunit ses clients vous demande d’intervenir. C’est elle qui organise et qui invite son public. Vous venez informer, en tant que notaire, sur un sujet général.

• C’est le partenaire qui invite, sur ses propres listes. L’office n’envoie pas d’invitation à des non-clients.
• Le partenaire présente l’intervenant sobrement (« réunion d’information animée par Maître X, notaire à Y »), sans vanter l’office.
• Si l’événement est annoncé dans la presse ou de façon large, informez d’abord le président de votre chambre : c’est une action de communication médiatique au sens de l’article 14.2.
• Aucune rémunération ni avantage lié à des dossiers : l’article 21 interdit de rémunérer les membres d’autres professions ou d’en recevoir un avantage. Si une prestation d’intervention est payée, faites valider le principe par votre chambre.

3. Les opérations de la profession

Journées d’information, consultations gratuites, stands dans les foires et salons : beaucoup de chambres et de conseils régionaux en organisent. « consultation gratuite notaire » est tapé environ 880 fois par mois en France : la demande existe. Proposez-vous comme intervenant à votre chambre. Vous y rencontrez le grand public dans le cadre prévu par l’article 27.1, au nom de la profession.

Choisir le thème et le mois

Les recherches Google montrent quand chaque sujet est dans les têtes (indices saisonniers, France, octobre 2025 à septembre 2026, 100 = moyenne de l’année). Une réunion placée juste avant un pic tombe au moment où vos clients se posent la question.

Pour une étude qui débute, un rythme de trois réunions par an suffit : testament ou donation en septembre, succession en février, donation au printemps. Évitez juillet et août (« succession » à 65 en juillet, « testament » à 50).

Des thèmes qui parlent aux familles

• « Transmettre sa maison à ses enfants : donation, démembrement, testament »
• « Protéger son conjoint : donation au dernier vivant, régime matrimonial, assurance vie »
• « Couples non mariés : ce qui se passe si l’un des deux décède »
• « Mandat de protection future : organiser sa protection avant d’en avoir besoin »
• En zone rurale : « Transmettre une exploitation ou des terres louées »

Formulez le titre avec les mots de vos clients, pas ceux du droit : « quotité disponible » (2 400 recherches par mois) parle moins qu’« Est-on libre de donner à qui l’on veut ? ».

Organiser la réunion clients, pas à pas

1. Deux mois avant : choisir le thème et la date (un soir de semaine à 18 h 30, ou un samedi matin). Si vous avez un doute sur le format, interrogez votre chambre, qui contrôle a posteriori vos supports (article 14.1).
2. Six semaines avant : sélectionner les clients à inviter sur des critères neutres (par exemple tous les clients des trois dernières années), jamais à partir du contenu de leur dossier. Préparer l’invitation.
3. Cinq semaines avant : envoyer l’invitation par courrier ou par e-mail. Pour l’e-mail, appliquez les règles de la CNIL : expéditeur identifié, lien de désinscription. Pas de SMS d’invitation : le règlement exclut le message textuel.
4. Deux semaines avant : préparer le support (quinze diapositives au maximum) et le document de synthèse à remettre, aux couleurs de la charte de la profession.
5. La veille : un e-mail de rappel aux inscrits, avec l’adresse et l’accès.
6. Le jour J : vingt à vingt-cinq minutes d’exposé, autant de questions générales. Quand une question devient personnelle : « C’est une très bonne question, elle mérite qu’on en parle en rendez-vous. »
7. À la sortie : une feuille pour demander un rendez-vous individuel, que chacun remplit s’il le souhaite. Les cartes de visite restent sur la table de l’accueil, pour ceux qui les prennent.
8. Dans la semaine : un e-mail de remerciement avec le document de synthèse, et les rendez-vous demandés fixés.

Le contenu de l’exposé

• Une question de départ que tout le monde se pose (« Que se passe-t-il pour la maison si l’un de nous décède ? »).
• Trois ou quatre options, présentées objectivement, avec leurs avantages et leurs limites.
• Des exemples fictifs, présentés comme tels : « Prenons un couple marié avec deux enfants… ».
• Les chiffres officiels en vigueur (abattements, barèmes), datés, avec la source.
• Ce qu’il faut préparer avant un rendez-vous : une liste courte de pièces.

Ni comparaison avec d’autres offices, ni promesse : l’objectivité est à la fois une obligation et votre meilleur argument.

Après la réunion : la suite légale

Ceux qui ont demandé un rendez-vous ont fait la démarche : vous leur répondez normalement. Pour les autres, pas de relance individuelle insistante. La lettre d’information trimestrielle de l’office, envoyée aux clients qui ne s’y sont pas opposés, prendra le relais. Pour la mise en place d’un envoi par e-mail dans les règles, voyez notre article pour faire une campagne e-mail.

Dans un événement de partenaire, les participants ne sont pas vos clients. S’ils vous laissent leurs coordonnées pour être recontactés, vous pouvez leur répondre. Mais ils ne recevront pas d’invitation à vos propres réunions tant qu’ils ne sont pas devenus clients de l’office.

Mesurer

Pour chaque réunion : inscrits, présents, rendez-vous du mois, actes des six mois suivants. En un an, vous saurez quel thème et quel mois fonctionnent.

Ville ou campagne

À la campagne, la réunion clients rassemble souvent une clientèle fidèle et âgée, et l’intervention auprès des partenaires (club des aînés, association de retraités agricoles, mairie, centre de gestion) touche beaucoup de monde : c’est aussi là que se jouent la transmission des terres et le bail rural. En ville, la clientèle est plus dispersée et plus jeune : les thèmes « couples non mariés », « familles recomposées » ou « investir en SCI » attirent davantage, et les clubs d’entreprises sont de bons partenaires pour les sujets de transmission d’entreprise. Leurs règles d’adhésion doivent respecter les quatre exigences de l’article 21, que nous détaillons avec notre comparatif des réseaux d’affaires.

Modèles prêts à copier

Ces modèles respectent le cadre décrit plus haut. En cas de doute, faites-les relire par votre chambre.

1. Invitation à une réunion clients (courrier ou e-mail)

Objet : Réunion d’information réservée aux clients de l’office, le [date]

Madame, Monsieur,

Notre office organise le [jour, date] à [heure], dans ses locaux, une réunion d’information réservée à ses clients sur le thème : « [Transmettre sa maison à ses enfants : les options et leurs conséquences] ».

Durée : une heure, dont un temps de questions. Les situations personnelles seront traitées en rendez-vous individuel, dans le respect du secret professionnel. Vous pouvez venir avec votre conjoint ou un proche concerné par le sujet.

Inscription avant le [date] : [téléphone] ou [e-mail]. Places limitées à [nombre].

Maître [Prénom Nom] et l’équipe de l’office
Office notarial [Nom], [adresse]

Vous recevez ce message en tant que client de l’office. Pour ne plus recevoir nos informations : [lien de désinscription].

2. Confirmation d’inscription

Madame, Monsieur, nous confirmons votre inscription à la réunion du [date] à [heure], [adresse, accès, stationnement]. Si vous avez déjà des questions, notez-les : nous y répondrons de façon générale pendant la réunion, ou en rendez-vous individuel si elles vous concernent personnellement. À bientôt, l’équipe de l’office [Nom].

3. Proposition d’intervention à une association

Madame la Présidente, Monsieur le Président,

Notaire à [commune], je me permets de vous proposer d’intervenir lors d’une réunion de votre association sur un thème d’information générale qui intéresse souvent vos adhérents : [« Protéger son conjoint », « Le mandat de protection future »].

L’intervention dure une heure, questions comprises. Elle est purement informative : il s’agit d’expliquer les règles et les options, pas de présenter mon office. Les questions personnelles ne peuvent être traitées en public, par respect du secret professionnel.

Je reste à votre disposition pour en parler : [téléphone], [e-mail].

Je vous prie d’agréer, Madame la Présidente, Monsieur le Président, l’expression de mes salutations distinguées.
Maître [Prénom Nom], notaire à [commune]

4. Information préalable au président de la chambre

Monsieur le Président,

Conformément à l’article 14.2 du règlement professionnel, je vous informe que j’interviendrai le [date] à [lieu], à l’invitation de [partenaire], lors d’une réunion d’information sur le thème « [thème] », annoncée par [moyen : presse locale, bulletin municipal]. Mon intervention portera sur [contenu], dans un objectif d’information générale du public.

Je me tiens à votre disposition pour toute précision.

Maître [Prénom Nom], notaire à [commune]

5. E-mail après la réunion

Objet : Merci de votre venue, et le document de synthèse

Madame, Monsieur,

Merci d’avoir participé à notre réunion du [date]. Vous trouverez ci-joint le document de synthèse [thème], à jour des règles en vigueur au [date].

Si vous souhaitez faire le point sur votre situation, notre équipe peut vous recevoir : [téléphone], [lien de prise de rendez-vous].

Office notarial [Nom]. Pour ne plus recevoir nos informations : [lien de désinscription].

Les erreurs qui coûtent cher

• Inviter le grand public à une réunion organisée par l’office, ou « vos amis et voisins ».
• Annoncer la réunion par affiche, flyer, encart presse ou publication ouverte sur les réseaux.
• Sélectionner les invités d’après leur dossier (« les clients qui ont hérité cette année ») : le secret professionnel l’interdit.
• Inviter par SMS : le message textuel est exclu de la sollicitation.
• Répondre à un cas personnel devant la salle.
• Intervenir chez un partenaire relayé par la presse sans avoir prévenu le président de la chambre, ou en vantant l’office.
• Accepter un avantage d’un partenaire lié aux dossiers qui pourraient en découler.

Plan d’action

• Ce mois-ci : choisir le thème de la prochaine réunion d’après le calendrier ; préparer l’invitation et la liste des clients sur un critère neutre ; vérifier que votre fichier permet l’envoi par e-mail dans les règles.
• Dans deux mois : tenir la réunion ; envoyer la synthèse ; fixer les rendez-vous.
• Dans six mois : faire le bilan (présents, rendez-vous, actes) ; proposer une intervention à deux partenaires et à votre chambre ; fixer le calendrier de l’année suivante.

Un site clair, avec une page par domaine et une page « premier rendez-vous », aide vos participants à franchir le pas : voyez les obligations légales du site internet d’un notaire.

Questions fréquentes

Un notaire peut-il organiser une conférence ouverte à tous sur les successions ?

Pas à l’initiative de l’office : selon l’article 14.2 du règlement professionnel du notariat, lorsqu’un office organise un événement, il n’adresse d’invitations qu’à ses clients. Le grand public se rencontre lors d’événements organisés par des tiers ou par les instances de la profession.

Puis-je intervenir dans une réunion organisée par une association ou une banque ?

Oui, pour informer sur un sujet général, sans promouvoir l’office. Si l’événement fait l’objet d’une communication médiatique, informez au préalable le président de votre chambre ; votre intervention ne peut viser que la promotion de la profession en général.

Un client peut-il venir accompagné ?

L’invitation est adressée à vos clients. Qu’un client vienne avec son conjoint ou un proche directement concerné par le sujet est naturel ; transformer l’invitation en appel ouvert (« venez avec vos amis ») reviendrait à contourner la règle.

Peut-on relancer les participants après la réunion ?

Ceux qui ont demandé un rendez-vous, oui, bien sûr. Les autres reçoivent le document de synthèse puis, s’ils ne s’y sont pas opposés, la lettre d’information de l’office. Pas de relance téléphonique ni de SMS de sollicitation.

Sources

• Règlement professionnel du notariat, texte intégral (JO du 31 janvier 2024, art. 14.1, 14.2, 14.3, 21, 27.1)
• Légifrance : arrêté du 29 janvier 2024 portant approbation des règles professionnelles des notaires et du règlement professionnel du notariat
• ANC : le règlement national est remplacé par le code de déontologie (décret du 28 décembre 2023, applicable au 1er février 2024)
• CNIL : la prospection commerciale par courrier électronique
• Google Ads, planificateur de mots-clés : volumes mensuels moyens et saisonnalité (France, octobre 2025 à septembre 2026), extraction EVICO du 15/10/2026