Création et infogérance de vos adresses email @notaires.fr
EVICO est conventionné par l’ADSN pour créer les adresses email des offices notariaux, les raccorder à votre environnement Microsoft 365 et en assurer l’infogérance au quotidien : créations, départs, quarantaine, sécurité, sauvegarde.
Pour les notaires nouvellement nommés comme pour les offices déjà installés qui souhaitent changer de prestataire.
Nous entrons dans le parcours dès l’obtention de votre CRPCEN.
Avant cela, tout se joue entre vous, le procureur et les administrations. À partir du numéro de CRPCEN, la messagerie de l’office devient un sujet technique — et c’est le nôtre.
Les formalités d’installation
- Prestation de serment sous 30 jours
- Dépôt de signature et sceau
- Immatriculation, puis SIRET
- Demande de CRPCEN
- Nom de domaine validé par la chambre
La messagerie de l’office, ouverte puis tenue
- Constitution du dossier FICEN avec vous
- Achat du nom de domaine, dont vous restez propriétaire
- Demande et suivi auprès de l’ADSN
- Ouverture des adresses @notaires.fr de l’office
- Raccordement de Microsoft 365 au relais ADSN
- Infogérance : créations, départs, quarantaine, sécurité, sauvegarde
Ce que votre adresse déverrouille
- Identifiants sur les outils du notariat
- Commande de la Clé Réal
- Signature des actes
- Ouverture de l’étude au public
↳ Nous restons ensuite votre interlocuteur pour la messagerie, aussi longtemps que l’office existe. La création dure quelques semaines ; l’infogérance, elle, ne s’arrête pas.
À compter de la parution de votre nomination au Journal officiel, vous disposez de trente jours pour prêter serment. Passé ce délai, le notaire est réputé démissionnaire de son office. Tout le reste de votre installation, jusqu’à votre messagerie, se déclenche à partir de là.
Chaque étape en déverrouille une autre.
Votre adresse @notaires.fr n’est pas une formalité isolée : elle dépend d’une chaîne d’identifiants qui commence à votre prestation de serment. Voici l’ordre réel, et le rôle que nous y tenons.
Prestation de serment Vous
Dans les trente jours suivant la parution de votre nomination au Journal officiel. Le dépôt de votre signature auprès du procureur de la République se fait au même moment.
Commande du sceau Vous
Le sceau est indispensable à l’ouverture de votre étude. Il découle directement du dépôt de signature.
Immatriculation de l’office Vous
La demande d’immatriculation vous donne le numéro SIRET de la structure.
Obtention du CRPCEN Vous
Demande auprès de la Caisse de retraite et de prévoyance des clercs et employés de notaires, une fois le SIRET obtenu. Ce numéro devient l’identifiant de référence de votre office.
Validation du nom de domaine Chambre départementale
Vous soumettez à votre chambre le nom de domaine de l’office, généralement construit sur votre CRPCEN au format crpcen.notaires.fr. Rien ne peut avancer sans cet accord.
Dossier FICEN et achat du domaine EVICO avec vous
Le dossier FICEN exige des informations très spécifiques, et une erreur à ce stade se paie en semaines. Nous le renseignons avec vous, puis nous procédons à l’achat du nom de domaine. L’office en reste propriétaire, quoi qu’il arrive ensuite.
Création des adresses @notaires.fr EVICO ↔ ADSN
Nous lançons et suivons la procédure auprès de l’ADSN pour l’ouverture des adresses de l’office : le notaire, les clercs, les collaborateurs, les boîtes de service.
Raccordement à Microsoft 365 EVICO
Nous connectons votre tenant Microsoft 365 au relais ADSN : connecteurs Exchange entrants et sortants, enregistrements DNS, règles de flux, contrôle du routage de bout en bout. Vous travaillez dans Outlook, la chaîne de confiance du notariat est respectée.
Clé Réal Vous
Commandée avec votre numéro de CRPCEN. Elle assure l’authentification, la signature électronique et le chiffrement dans les échanges entre notaires : sans elle, pas d’acte.
Ouverture au public EVICO
L’office est opérationnel. Reste à le rendre visible : fiche établissement Google, site conforme et agréé par votre chambre, papeterie professionnelle, présence LinkedIn.
Ouvrir la messagerie, puis la tenir.
La création ne représente qu’une poignée de semaines. L’infogérance, elle, court sur toute la vie de l’office : chaque arrivée, chaque départ, chaque message bloqué en quarantaine un vendredi à 18 h.
Création et raccordement
- Accompagnement au renseignement du dossier FICEN
- Achat et gestion du nom de domaine, l’office reste propriétaire
- Dépôt et suivi de la demande auprès de l’ADSN
- Configuration du tenant Microsoft 365 de l’office
- Connecteurs vers le relais ADSN
- Zone DNS : enregistrements MX, SPF, DKIM, DMARC
- Création des boîtes nominatives, partagées et de service
- Recette complète du routage, entrant comme sortant
Infogérance de la messagerie
- Créations et suppressions de boîtes : arrivées, départs, alternants
- Alias, listes de diffusion, boîtes partagées, délégations
- Quarantaine : relecture et libération des messages légitimes
- Filtrage anti-spam et anti-hameçonnage, supervision du relais
- Authentification multifacteur et politiques d’accès
- Restauration d’éléments ou de boîtes entières sur demande
- Traitement des incidents de délivrabilité
- Interlocuteur nommé, délai de réponse contractuel
Ce que la convention change concrètement.
Un seul interlocuteur
Nous portons les échanges avec l’ADSN. Vous n’arbitrez pas entre un prestataire informatique, un registrar et un relais qui ne se parlent pas.
Vous restez propriétaire
Le nom de domaine de l’office est acheté à votre nom. Il ne dépend d’aucun contrat avec nous et vous suit si vous partez.
Réversibilité prévue
Le contrat d’infogérance décrit par écrit les conditions de sortie et la remise des accès, des configurations et des sauvegardes.
Traçabilité
Chaque intervention sur la messagerie est journalisée et restituable, ce qui compte le jour d’une inspection ou d’un incident.
Faire connaître l’étude, dans le cadre déontologique.
La publicité à caractère personnel reste interdite au notaire. Il vous reste néanmoins des leviers solides, à condition de les tenir du bon côté de la ligne : information, référencement naturel et conformité.
Un site agréé par votre chambre
Tout office peut disposer d’un site, sous réserve de l’agrément de la chambre, de l’affichage du numéro d’agrément et du respect de la charte graphique de la profession. Nous construisons le site et préparons le dossier de demande d’agrément.
Être trouvé dans votre ressort
Structure, contenus et pages dédiées à vos domaines d’intervention, pour apparaître sur les recherches de votre secteur : « notaire » suivi de votre ville, ou vos spécialités, succession, divorce, immobilier.
Fiche établissement Google
Gratuite, elle porte vos coordonnées, vos horaires, l’itinéraire vers l’office et votre présence sur Google Maps. C’est souvent le premier contact d’un client avec votre étude.
Supports imprimés de l’office
Cartes de visite, papier à en-tête, chemises à rabat pour la remise des dossiers, plaquettes. Le logo officiel du notariat doit y figurer selon la charte.
Prise de parole professionnelle
Une page d’office et une ligne éditoriale centrées sur l’information juridique, pensées pour rester dans le cadre du règlement national.
Le même interlocuteur
Messagerie, site, hébergement et supports sont tenus par la même équipe. Un changement d’associé ou d’adresse se répercute partout, sans coordination à votre charge.
Ce que les offices nous demandent.
Le domaine notaires.fr est réservé à la profession et administré par l’ADSN. Une adresse en prenom.nom@crpcen.notaires.fr atteste de l’appartenance de l’office au notariat, transite par un relais dédié et s’inscrit dans la chaîne de confiance des échanges entre études. Une adresse en gmail.com ou sur un domaine libre n’apporte aucune de ces garanties, et se remarque immédiatement chez un confrère comme chez un client.
Oui. Nous auditons la configuration en place, le domaine, le tenant et le raccordement au relais, puis nous établissons un plan de reprise avec les points à corriger. La bascule est planifiée pour éviter toute interruption de la messagerie.
Le délai dépend surtout de deux acteurs extérieurs : votre chambre départementale pour la validation du nom de domaine, et l’ADSN pour l’ouverture des adresses. Notre part est courte. Nous vous donnons une estimation datée dès le premier échange, en fonction de votre chambre.
C’est l’environnement que nous déployons et infogérons, pour la richesse de ses fonctions de sécurité et de conformité. Si votre office utilise déjà autre chose, nous en discutons avant de vous engager.
Le nom de domaine vous appartient et le tenant Microsoft 365 est au nom de l’office. Nous remettons les accès administrateurs, la documentation de configuration et les sauvegardes. La réversibilité est écrite au contrat.
Oui. La création et l’infogérance se font à distance, quel que soit le ressort de votre chambre.
Un échange de vingt minutes suffit à situer votre dossier.
Dites-nous où vous en êtes de votre installation, ou ce qui coince dans votre messagerie actuelle. Nous vous répondons sur les étapes, les délais réalistes et le budget.
EVICO — Opérateur conventionné ADSN — victor@evico.fr
