Votre nomination vient de paraître au Journal officiel. Félicitations — et bienvenue dans une course contre la montre très codifiée. Entre la prestation de serment, le sceau, le SIRET, le CRPCEN, la messagerie @notaires.fr et la Clé Réal, chaque démarche dépend de la précédente : impossible d’en sauter une, et une erreur en début de chaîne se paie en semaines de retard. Voici la checklist complète, dans l’ordre réel.
⏳ Le délai à retenir : 30 jours. À compter de la parution de votre nomination au Journal officiel, vous disposez d’un mois pour prêter serment. Passé ce délai, le notaire est réputé démissionnaire de son office.
Vue d’ensemble : la chaîne des démarches
Avant le détail, voici les grandes étapes et ce que chacune déverrouille :
| Étape | Auprès de qui | Ce qu’elle déverrouille |
|---|---|---|
| 1. Prestation de serment (30 jours) | Tribunal judiciaire | Exercice de la fonction, dépôt de signature |
| 2. Dépôt de signature et paraphe | Procureur de la République | Commande du sceau |
| 3. Immatriculation de l’office | Guichet unique (INPI) | Numéro SIRET |
| 4. Affiliation CRPCEN | Caisse de retraite des clercs et employés de notaires | Numéro CRPCEN de l’office |
| 5. Nom de domaine notarial | Chambre des notaires du département | Dossier FICEN |
| 6. Dossier FICEN + achat du domaine | Accompagné par un prestataire conventionné | Demande auprès de l’ADSN |
| 7. Adresses email @notaires.fr | ADSN, via un opérateur conventionné | Identifiants des outils du notariat |
| 8. Clé Réal | Commande avec le numéro CRPCEN | Signature électronique des actes |
| 9. Lancement de l’activité | Fiche Google, site internet, papeterie | Vos premiers clients |
Étape 1 — Prêter serment dans les 30 jours
La prestation de serment se fait devant le tribunal judiciaire de votre ressort. C’est l’acte fondateur de votre entrée en fonction, et il est strictement encadré dans le temps : un mois à compter de la publication de votre nomination au Journal officiel.
C’est un moment solennel, mais aussi un acte administratif à triple effet :
- →il officialise votre entrée en fonction en qualité de notaire ;
- →il s’accompagne du dépôt de votre signature et de votre paraphe auprès du procureur de la République ;
- →ce dépôt de signature vous permet de commander votre sceau, indispensable à l’ouverture de l’étude.
Étape 2 — Commander le sceau
Le sceau de l’État est l’attribut de votre qualité d’officier public : il authentifie vos actes. Sa commande découle directement du dépôt de signature réalisé au moment du serment. Sans sceau, pas d’ouverture d’étude — anticipez les délais de fabrication dès la prestation de serment.
Étape 3 — Immatriculer l’office et obtenir le SIRET
Votre office est une structure juridique comme une autre : elle doit être immatriculée pour exister administrativement. La demande d’immatriculation s’effectue via le guichet unique des formalités d’entreprises et aboutit à l’obtention de votre numéro SIRET.
Ce numéro est loin d’être une formalité anodine : c’est lui qui conditionne l’étape suivante, l’affiliation à la CRPCEN.
Étape 4 — Obtenir le numéro CRPCEN
Une fois le SIRET en main, vous effectuez votre demande auprès de la CRPCEN (Caisse de retraite et de prévoyance des clercs et employés de notaires). L’office se voit attribuer un numéro CRPCEN, qui devient l’identifiant de référence de votre étude dans tout l’écosystème notarial.
🔑 Pourquoi ce numéro est stratégique : le CRPCEN sert à la fois de base à votre nom de domaine notarial (souvent au format crpcen.notaires.fr) et de référence pour la commande de votre Clé Réal. C’est le pivot de toute la suite.
Étape 5 — Faire valider le nom de domaine par la chambre
Avant toute création d’adresse email professionnelle, le nom de domaine de l’office doit être validé par la chambre des notaires de votre département. Il est généralement construit sur votre numéro CRPCEN, au format crpcen.notaires.fr.
Rien ne peut avancer sans cet accord : la chambre est le point de passage obligé entre votre nomination et votre future messagerie.
Étape 6 — Constituer le dossier FICEN et acheter le domaine
Une fois le domaine validé par la chambre, il faut renseigner votre dossier FICEN, le référentiel qui identifie les entités du notariat. Ce dossier exige des informations très spécifiques, et une erreur à ce stade se paie en semaines de blocage.
C’est précisément là que nous intervenons chez EVICO, en tant qu’opérateur conventionné par l’ADSN :
- nous renseignons le dossier FICEN avec vous, champ par champ ;
- nous procédons à l’achat du nom de domaine — dont votre office reste propriétaire, quoi qu’il arrive ;
- nous déposons et suivons la demande auprès de l’ADSN.
Étape 7 — Créer les adresses email @notaires.fr
Le domaine notaires.fr est réservé à la profession et administré par l’ADSN. Vos adresses (le notaire, les clercs, les collaborateurs, les boîtes de service) sont créées via la procédure officielle, puis raccordées à votre environnement de travail Microsoft 365 : connecteurs vers le relais ADSN, enregistrements DNS, règles de flux.
Au quotidien, la messagerie d’un office demande ensuite une vraie tenue : arrivées et départs de collaborateurs, quarantaine, filtrage, sauvegarde des boîtes. C’est l’objet de notre service de création et infogérance d’adresses email @notaires.fr pour offices notariaux, où nous détaillons le parcours complet étape par étape.
Étape 8 — Commander la Clé Réal
La Clé Réal se commande avec votre numéro CRPCEN. Elle assure trois fonctions dans les échanges entre notaires :
- →l’authentification : elle vous identifie personnellement au sein de l’office ;
- →la signature électronique : sans elle, pas d’acte ;
- →le chiffrement des services proposés dans le cadre des relations entre notaires.
Elle est le sésame de la dématérialisation de la profession : c’est elle qui vous ouvre les actes authentiques électroniques et les échanges sécurisés entre études.
Étape 9 — Lancer l’activité de l’étude
L’office est opérationnel — reste à le faire connaître, dans le strict respect du cadre déontologique de la profession. Trois chantiers à ouvrir dès maintenant :
La fiche d’établissement Google
Gratuite, elle affiche vos coordonnées, vos horaires, l’itinéraire vers l’office et votre présence sur Google Maps. C’est très souvent le premier contact d’un client avec votre étude. Notre équipe SEO pour notaires la configure et l’optimise pour votre ressort.
Le site internet de l’office
Votre profession étant réglementée, le site doit respecter les règles du notariat et être validé par votre chambre avant sa mise en ligne. Bien construit, il vous positionne sur les recherches locales (« notaire + votre ville ») et sur vos domaines d’intervention (succession, immobilier, famille). C’est notre métier : la création de site internet pour notaires — vous pouvez consulter nos réalisations pour des offices notariaux.
L’identité visuelle et la papeterie
Cartes de visite, papier à en-tête, chemises à rabat (très appréciées des clients pour transporter leurs documents), plaquettes : la papeterie professionnelle se prépare en parallèle, avec une identité visuelle propre à votre office. Complétez avec une présence maîtrisée sur les réseaux professionnels — nous accompagnons aussi la gestion des réseaux sociaux des notaires.
La checklist récapitulative
| ✓ | Démarche | Point de vigilance |
|---|---|---|
| □ | Prestation de serment | 30 jours maximum après le Journal officiel |
| □ | Dépôt de signature + commande du sceau | Se fait au moment du serment |
| □ | Immatriculation → SIRET | Conditionne la demande CRPCEN |
| □ | Numéro CRPCEN | Identifiant pivot de l’office |
| □ | Nom de domaine validé par la chambre | Format habituel : crpcen.notaires.fr |
| □ | Dossier FICEN + achat du domaine | Restez propriétaire du domaine |
| □ | Adresses @notaires.fr + raccordement M365 | Passer par un opérateur conventionné ADSN |
| □ | Clé Réal | Commande avec le numéro CRPCEN |
| □ | Fiche Google, site validé par la chambre, papeterie | À anticiper avant l’ouverture |
En résumé
- Le compte à rebours démarre au Journal officiel : serment sous 30 jours, sous peine d’être réputé démissionnaire.
- Chaque démarche déverrouille la suivante : serment → sceau → SIRET → CRPCEN → domaine → FICEN → @notaires.fr → Clé Réal.
- Le numéro CRPCEN est le pivot : nom de domaine, messagerie et Clé Réal en dépendent.
- La messagerie et le site de l’office passent par des validations officielles (chambre, ADSN) : anticipez-les.
- La visibilité de l’étude (fiche Google, site, papeterie) se prépare avant l’ouverture au public.
Vous venez d’être nommé ?
Chez EVICO, nous sommes conventionnés par l’ADSN pour la création et l’infogérance des adresses email @notaires.fr, et nous accompagnons les offices sur tout le lancement : site validé par la chambre, référencement local, identité visuelle. Parlons de votre installation — un échange de vingt minutes suffit à situer votre dossier.
Retrouvez tous nos guides dans la rubrique Ressources pour notaires.
